van de tennisvereniging ‘De Mepsche’ te Niekerk/Oldekerk, gemeente Grootegast,
opgemaakt 26 januari 1978 en gewijzigd in de algemene ledenvergadering van 5 februari 2007.
Rechten en verplichtingen van de leden
Artikel 1
De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het ter plaatse geldende Baanreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van de baanexploitant en/of de Technische Commissie. Tenniskleding is op de baan voorgeschreven – tenzij anders door de baanexploitant en/of de Technische Commissie is aangegeven.
Artikel 2
De leden zijn verplicht adresveranderingen ten spoedigste aan de secretaris door te geven. Zij zijn tevens verplicht de contributie en – indien verschuldigd – het entreegeld te voldoen vóór 1 april van het desbetreffende verenigingsjaar (begin van het tennisseizoen).
Artikel 3
De leden hebben het recht bij alle bijeenkomsten, niet zijnde Bestuursvergaderingen, Technische Commissie vergaderingen en Kascommissie vergaderingen wedstrijden en andere evenementen van de Vereniging aanwezig te zijn.
Vergaderingen
Artikel 4
De vergaderingen van het Bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen. De voorzitter heeft in deze vergaderingen de leiding en is bevoegd de spreektijd van alle leden bij ieder agendapunt te limiteren, alsmede de vergadering te schorsen of te verdagen.
Artikel 5
Een Bestuursvergadering wordt bijeengeroepen door middel van een convocatie aan ieder bestuurslid, tenminste veertien dagen vóór de datum van de vergadering. Tot het bijeenroepen van een Bestuursvergadering is de voorzitter bevoegd. Hij is daartoe verplicht op verzoek van tenminste drie bestuursleden. Indien aan dit verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven en de Bestuursvergadering niet binnen achtentwintig dagen na indiening van het ‘ verzoek wordt gehouden, zijn de verzoekers zelf tot bijeenroeping bevoegd.
Artikel 6
Kandidaatstelling voor een door de Algemene Vergadering te verkiezen functionaris geschiedt door het Bestuur en/of door vijf Seniorleden, Ereleden of Leden van Verdienste. Kandidaatstelling door het Bestuur geschiedt, nadat het Bestuur zich heeft vergewist dat aan te stellen kandidaten een eventuele benoeming zullen aanvaarden. Kandidaatstelling door de leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de gestelde kandidaat, uiterlijk zeven dagen vóór de Algemene Vergadering.
Artikel 7
Een besluit van, of benoeming door de Algemene Vergadering, niet rechtstreeks betrekking hebbend op een agendapunt der Vergadering, is ongeldig, met inachtneming van artikel 16 lid 9 en 10 van de Statuten. Een uitzondering op deze regel geldt, indien een zodanig besluit is genomen, of een zodanig benoemde is gekozen met minstens tweederde van het aantal geldig uitgebrachte stemmen, naar aanleiding van een voorstel, dat naar het oordeel van het Bestuur als urgent is te beschouwen, mits geen voorstel tot ontzetting, statutenwijziging of ontbinding der Vereniging.
Artikel 8
De agenda der Algemene Vergadering bevat, behalve de uit de Statuten of de voorgaande artikelen van dit Reglement voortvloeiende punten, ieder voorstel, dat tenminste zeven dagen vóór de verzending van de convocaties door tenminste vijf leden schriftelijk bij de secretaris is ingediend, alsmede al hetgeen de tot bijeenroeping van de vergadering bevoegden daarin wensen op te nemen.
Artikel 9
Alle op de agenda van een vergadering voorkomende punten worden in die vergadering aan de orde gesteld en behandeld. Bij ieder punt wordt tevens behandeld ieder mondeling door een lid, staande de vergadering gedaan voorstel, hetwelk rechtstreeks met het aan de orde zijnde agendapunt samenhangt, mits in geval van een Algemene Vergadering ondersteund door tenminste vier andere leden.
Commissies
Artikel 10
De Algemene Vergadering kan één of meer commissies benoemen, met algemene of bijzondere opdrachten, welke zich niet mogen uitstrekken buiten de grenzen der bevoegdheden van de benoemde commissie. Deze commissies en de door het Bestuur ingestelde commissies blijven te allen tijde verantwoordelijk tegenover de instantie die hen heeft benoemd. Bij of na de benoeming kunnen tevens de bevoegdheden en verplichtingen van iedere commissie worden geregeld of gewijzigd. De commissies met uitzondering van de commissie als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten – kunnen te allen tijde door het Bestuur worden ontbonden. Ook kunnen één of meer leden daarvan als zodanig door het Bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.
Artikel 11
Minimaal twee leden, als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, worden bij de benoeming aangesteld voor maximaal twee jaar, met dien verstande dat er jaarlijks, een nieuw lid wordt benoemd.
Artikel 12
Door de Algemene Vergadering wordt, voor de duur van één jaar een Technische Commissie (hierna aangeduid met TC) gekozen, bestaande uit een oneven aantal leden. Bestuursleden kunnen ook zitting hebben in de TC.Artikel 13
De werkzaamheden van de TC zullen bestaan uit:
- het beoordelen van (nieuwe) leden op hun speelsterkte;
- het bezorgen en verzorgen van het materiaal op en van de banen;
- het verzorgen van de aanwijzingen en het in praktijk brengen van de jaarlijks door de TC op te maken speelsterkte;
- het regelen en verzorgen van de competitie, toernooien en wedstrijden;
- het toelaten van introducé(e)s.
Besluitvorming
Artikel 14
Verlangt omtrent een aan de orde gesteld voorstel geen der stemgerechtigde leden stemming, dan wordt gerekend dat het voorstel is aangenomen. In andere gevallen wordt tot stemming overgegaan. Indien meerdere personen voor een functie kandidaat zijn gesteld, wordt tot (schriftelijke) stemming overgegaan.
Artikel 15
Stemming over personen geschiedt door middel van gesloten briefjes. Ter bepaling van het resultaat van de stemming blijven ongeldige en blanco stemmen buiten beschouwing. Een stem is ongeldig, indien op het stembriefje iets anders is aangegeven dan noodzakelijk is voor het uitbrengen van de stem. Indien een ingediend voorstel niet de vereiste meerderheid heeft verworven, is het niet aangenomen.
Artikel 16
In geval van verkiezing wordt over iedere benoeming apart gestemd. Door de Algemene Vergadering kan slechts worden gekozen een persoon, die kandidaat is gesteld op de wijze als bij de Statuten en het Huishoudelijk Reglement is geregeld. Dit geldt niet ten aanzien van de benoeming van Ereleden. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen, tenzij bij Statuten of Huishoudelijk Reglement anders is bepaald. Bij staking van de stemmen wordt een voorstel als verworpen beschouwd.
Bestuur
Artikel 17
De op statutaire wijze tot verenigingsbestuurder benoemde is verplicht het bestuurslidmaatschap te aanvaarden. Hij kan echter te allen tijde als zodanig aftreden. Hij is bevoegd tot het bijwonen van alle bestuursvergaderingen, tot het daarin voeren van het woord en het daarin uitbrengen van zijn stem; ieder bestuurslid heeft één stem. Het stemrecht mag niet door middel van een gemachtigde worden uitgeoefend. Ieder jaar treden minimaal twee bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding als zodanig. Bij het opstellen van het rooster wordt als uitgangspunt gehanteerd dat een bestuursfunctie voor 3 jaren wordt aanvaard. Ook treden jaarlijks af de in artikel 9 lid 10 van de Statuten genoemde adviseurs. De aftredende functionarissen zijn terstond herkiesbaar. De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende, geschieden in de eerste Algemene Vergadering waarin daartoe de mogelijkheid bestaat. Het bestuurslid, gekozen ter vervulling van een tussentijds ontstane vacature, treedt af op het tijdstip waarop het lid dat hij vervangt volgens het rooster had moeten aftreden.
Artikel 18
In de eerste vergadering van het Bestuur na de Algemene Vergadering wordt een vice-voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar. Bij ontstentenis van de vice-voorzitter of van een ander bestuurslid worden diens werkzaamheden waargenomen door één of meer door het Bestuur uit zijn midden gekozen leden. Blijvende ontstentenis van één of meer bestuursleden is niet van invloed op de bevoegdheden van het Bestuur. In geval van blijvende ontstentenis van alle bestuursleden fungeren de aanwezige, laatstelijk reglementair afgetreden bestuursleden als tijdelijk bestuur.
Artikel 19
Schade aan de Vereniging of één harer bezittingen toegebracht of mede veroorzaakt door een lid, kan door het Bestuur geheel of ten dele op dat lid worden verhaald.
Artikel 20
Het bedrag als bedoeld in artikel 10 lid 3 sub c van de Statuten, wordt gesteld op 5000 euro.
Artikel 21
Restitutie trainingsgeld.
Het uitgangspunt wordt gehanteerd dat restitutie van trainingsgeld niet plaatsvindt. In bijzondere gevallen kan de penningmeester, namens het bestuur, een korting op de verplichting toepassen indien er sprake is van een sportblessure als gevolg waarvan minimaal de helft van de trainingslessen niet gevolgd kan worden.
Verplichtingen van het Bestuur
Artikel 22
Het Bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:
a: Namen en adressen van de in artikel 4 van de Statuten bedoelde personen,
b: Presentielijsten en notulen van alle Algemene Vergaderingen en bestuursvergaderingen,
c: De bezittingen en schulden van de Vereniging. Voorwerpen van geringe waarde, welker gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen.
Van de onder a bedoelde administratie moet aan ieder lid, dat daarom verzoekt, binnen één maand inzage worden verstrekt.
Aanmeldingsformulier
Artikel 23
Op het aanmeldingsformulier, als bedoeld in artikel 5 lid 1 van de Statuten, dient minimaal vermeld te worden: naam, voornamen, woonplaats, adres, geboortejaar en – datum.
Slotbepalingen
Artikel 24
Alle leden ontvangen desgewenst van de secretaris één exemplaar van de Statuten en van het Huishoudelijk Reglement, zulks tegen een door het Bestuur vast te stellen vergoeding.
Artikel 25
Aldus vastgesteld door de Algemene Vergadering op 4 februari 2008.